Immer wieder erledigt man in Outlook die gleichen Aufgaben. Die eine E-Mail muss mit einem Standardtext beantwortet und weitergeleitet werden, aus der anderen E-Mail möchte man gleich eine passende Aufgabe erstellen. In Outlook 2010 hat man für immer wieder auftauchende Aufgaben ein praktische Tool eingeführt – die so genannten QuickSteps.

Die QuickSteps finden sich standardmäßig im Menüband neben den Antworten-Funktionen. Nach der Installation von Outlook 2010 finden sich darunter bereits einige Standardfunktionen. Um einen QuickStep auszuführen genügt es, die gewünschte Mail auszuwählen und danach auf den entsprechenden QuickStep-Button zu klicken.

Um einen neuen QuickStep zu erstellen klickt man im rechten unteren Bereich auf den Pfeil nach unten (QuickSteps verwalten). In der Verwaltung können dann bereits bestehende QuickSteps gelöscht oder geändert werden. Um einen neuen QuickStep zu erstellen klickt man auf den Button Neu. In der daraufhin geöffneten Liste finden sich zahlreiche Aktionen. Um z.B. einen QuickStep erstellen, der Mails in einen bestimmten Ordner verschiebt, so wählt man In Ordner verschieben.

Je nach der ausgewählten Aktion müssen anschließend in einem Dialog zusätzliche Optionen festgelegt werden. In dem Fall der Aktion In Ordner verschieben müssen nur noch ein Name und der Zielordner festgelegt werden. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob bei diesem QuickStep ausgewählte Mails auch als gelesen markiert werden sollen.

Um noch mehr Optionen zu erhalten kann man bei den erstellten QuickSteps auf Bearbeiten klicken oder bereits bei der Erstellung auf Optionen klicken. Dann lässt sich ein QuickInfo-Text zur Beschreibung sowie eine optionale Tastenkombination festlegen. Außerdem können dem QuickStep noch weitere Aktionen hinzugefügt werden. So kann beispielsweise beim Verschieben der Mail auch gleichzeitig eine spezielle Kennzeichnung vergeben werden.

Die Reihenfolge, wie QuickSteps angezeigt werden kann mithilfe der Pfeil-Button in der QuickStep-Verwaltung geändert werden.

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